ऑप्शन्स! 7 Dec 2007,

मायक्रोसॉफ्ट वर्डमध्ये अनेकविध पर्याय उपलब्ध आहेत. त्यांचा योग्य प्रकारे वापर करून आपण आपले काम अधिकाधिक चांगल्या प्रकारे करू शकतो...

.....

मायक्रोसॉफ्ट वर्डचे सेटिंग करताना टूल्स ऑप्शन्समध्ये व्ह्यू आणि जनरलनंतर महत्त्वाचा मेन्यू म्हणजे एडिट. यात तुमचे वर्ड डॉक्युमेंट कसे व कोणत्या स्वरूपात सेव्ह होणार ते ठरते. त्यातील एडिटींग ऑप्शन्समधील पहिले दोन ऑप्शन निवडा. पहिल्या ऑप्शनच्या मदतीनेे (टायपिंग रिप्लेसेस सिलेक्शन) तुम्हाला समजा टाइप केलेल्या मजकुरातील काही शब्द बदलायचे आहेत. ते शब्द नेमके सिलेक्ट करा आणि त्या जागी दुसरे शब्द टाइप करा. हे ऑप्शन निवडले नसेल तर नको असलेल्या शब्दांच्या आधी नवे शब्द टाइप होतील आणि जुने तसेच राहतील. ते स्वतंत्रपणे डीलिट करावे लागतील. दुसरे ड्रॅग अँड ड्रॉप ऑप्शन गमतीचे आहे. तुम्हाला मजकुरातील वाक्य वा शब्द त्याच फाइलमध्ये दुसऱ्या ठिकाणी हलवायचे असेल तर तेवढा भाग सिलेक्ट करा आणि माऊसवर लेफ्ट क्लिकद्वारे तो मजकूर पकडून दुसरीकडे नेऊन ठेवा. कट पेस्ट या प्रकाराला हा उत्तम पर्याय आहे. हे ऑप्शन सिलेक्ट केले नसले तरी तुम्हाला कट पेस्ट वा कॉपी पेस्ट करता येतेच. तिसरी की आहे ती 'यूज द इन्सर्ट की फॉर पेस्ट'. तुम्ही मजकुरातले वाक्य सिलेक्ट करा. कंट्रोल सी करून कॉपी करा आणि मग माऊसचा कर्सर ते वाक्य जिथे न्यायचे असेल तिथे न्या आणि कीबोर्डवरची इन्सर्ट की दाबा. मग तो मजकूर तेथे पेस्ट होईल. ही गंमत वाटत असली तरी यात तोटा असा की जिथून हा मजकूर कॉपी केला आहे, तिथे तो कायम राहतो. तो डिलीट होत नाही. कॉपीऐवजी कट करून मग इन्सर्ट केलेले केव्हाही चांगले.

टूल्स - ऑप्शन्स - एडिट भागातच आणखी दोन ऑप्शन्स महत्त्वाचे आहेत. जेव्हा एखादा शब्द आपण बदलायला जातो, तेव्हा तो सिलेक्ट करून नवा टाइप करतो. पण शब्दातील एखादेच अक्षर बदलायचे असेल तर? तर 'ऑटोमॅटिकली सिलेक्ट एंटायर वर्ड' हे ऑप्शन सिलेक्ट करू नका. म्हणजे एखादा शब्द सिलेक्ट करून तो बदलणे शक्य होईल. हे ऑप्शन सिलेक्ट असले तरी कर्सर एखाद्या शब्दातील अक्षरापाशी नेऊन बॅकस्पेसने डीलिट करता येतेच हा भाग वेगळा. याच भागात 'कीप ट्रॅक ऑफ फॉरमॅटिंग' असे एक ऑप्शन आहे, समजा तुम्ही एखाद्या विशिष्ट प्रकारचाच मजकूर नेहमी टाइप करत असाल तर (म्हणजे कामाचे स्वरूप एकसुरी असले तर) तो कशा पद्धतीने टाइप व्हावा ते तुम्ही ठरवू शकता. एकदा ते ठरविले की वर्डमधील तुमच्या पुढच्या सर्व फाइल्स तशाच प्रकारे फॉरमॅट होत राहतील. तुमच्याऐवजी कम्प्युटरवर दुसरे कोणी बसले तरी प्रश्न नाही. फॉरमॅटिंग कायम राहील.

टॅल्स- ऑप्शन्समध्ये दुसरा मेन्यू म्हणजे प्रिंट. हा मात्र आपल्या सोयीने सिलेक्ट करावा. साधारणपणे घरात ए-४ साइझचे प्रिंटआऊट देणारे प्रिंटर असतात. त्यापेक्षा मोठ्या कागदावर प्रिंट करायची सोय असेल तर प्रिंटरनुसार त्यातील ऑप्शन्स सिलेक्ट करावी लागतील. प्रिंटनंतर महत्त्वाचा मेन्यू म्हणजे सेव्ह. तुमचे डॉक्युमेंट कसे सेव्ह व्हावे ते इथे ठरते. अलाऊ फास्ट सेव्हज आणि अलाऊ बॅकग्राऊंड सेव्हज असे दोन ऑप्शन क्लिक करा. तुम्ही मजकूर टाइप करत असतानाच तो (तुम्ही ऑप्शनमध्ये म्हटलेल्या) ठराविक मिनिटांनी सेव्ह होत राहील. कोणताही मजकूर टाइप करताना तो दर काही मिनिटांनी कंट्रोल एस की दाबून आपण सेव्ह करायची सवय लावून घेतली पाहिजे. पण काही कारणांनी आपण ते सेव्ह करायला विसरलो, तर ही दोन ऑप्शन्स मदतीला येतात आणि डॉक्युमेंट आपोआप सेव्ह होते.

' सेव्ह ऑटोरिकव्हर इन्फो'वर क्लिक केल्यावर किती मिनिटांनी ते डॉक्युमेंट सेव्ह करायचे हे ठरते. पाच मिनिटे हा काळ पुरेसा आहे. परंतु एखाद्याला त्यापेक्षा कमी काळ हवा असेल तर तसे करायला काहीच हरकर नाही. पण पाच मिनिटांपेक्षा जास्त काळ मात्र नसावा. तसेच एक मिनिटही नसावे. कारण सतत ते डॉक्युमेंट सेव्ह होत राहील आणि तुम्हाला कामच करता येणार नाही. 'सेव्ह'मधला उपयोगी ऑप्शन म्हणजे 'सेव्ह वर्ड फाइल अॅज'. कोणाला डॉक फाइल म्हणून सेव्ह करायची असेल तर तसे करू शकता. कोणाला टेक्स्ट फाइल हवी असेल तर त्यावर क्लिक करू शकता. याशिवाय बरेच ऑप्शन्स आहेत. पण मी सुचवेन की 'रिच टेक्स्ट फॉरमॅट' म्हणजेच आरटीएफमध्ये तुम्ही सेव्ह करा. तुम्ही मराठीत टाइप करत असाल आणि तो मजकूर तुम्हाला कोणा बाहेरच्या माणसाला पाठवायचा असला तर हा फॉरमॅट उपयोगी पडतो. संबंधित व्यक्ती आपल्या हव्या त्या फॉरमॅटमध्ये ते कन्व्हर्ट करू शकते. डॉक फाइल पाठविली तर कन्व्हर्ट होत नाही. घरच्या घरी मजकूर हवा असेल तरी आरटीएफचा पर्याय चांगलाच आहे.